Toen ik voor het eerst manager werd, stond ik versteld van het aantal dingen dat van mij werd verwacht. Vergaderingen bijwonen. Vergaderingen leiden. Organiseer een-op-een met elk teamlid. Prestatiebeoordelingen invullen. Meer bijeenkomsten. Bezoek conferenties. Stel bedrijfsdoelen vast. Enzovoort.
Hoe meer werk er op mijn bord belandde, hoe meer ik me afvroeg: Wanneer heb ik tijd voor mijn eigen werk?
De open plekken in mijn Outlook-agenda liepen sneller vol dan shotglaasjes op een vrijgezellenfeest. ik had geen tijd voor mezelf. Ik moest nog projecten voltooien, papierwerk invullen en ander persoonlijk werk, maar er was geen tijd om dat werk af te maken.
Zelfs als ik niet in een vergadering was, werd mijn tijd gemonopoliseerd door afleiding – vaak in de vorm van vragen van mijn team. Een persoon wilde praten over het schema van volgende week. Een ander wilde feedback over haar prestaties. Een ander wilde klagen over de lage productiviteit, slechte houding of lichaamsgeur van een collega. (Ja, echt.)
Twee belangrijke realisaties
Rond deze tijd realiseerde ik me twee dingen:
- Als manager ZIJN de afleidingen het werk. Ik was gefrustreerd door het aantal afleidingen dat zich elke dag voordeed. Maar toen realiseerde ik me dat die ‘afleidingen’ de menselijke elementen van leiderschap belichaamden: inleven in teamleden, mijn team ontwikkelen en problemen oplossen. Zodra ik die taken begon te zien als: zinvol leiderschapswerk liever dan afleidingverbeterde mijn perspectief en begon ik die aspecten van het werk te waarderen.
- Prioriteiten stellen staat voorop. Ik moest leren leiden mezelf, wat me zou helpen een betere leider van mijn team te worden. En om mezelf te leiden, moest ik beter worden in het prioriteren van belangrijke taken. Ik had nog steeds persoonlijke taken die ik moest voltooien, en ik moest tijd vinden om ze te voltooien.
De afleidingen ZIJN de baan
Dit was de eerste keer dat ik me echt realiseerde dat mijn nieuwe managementfunctie er niet om ging mij; het was over hen. Als manager word je niet betaald om gewoon werk te leveren; je wordt betaald om anderen te helpen productiever te worden. Soms betekent dat dat je je rempedaal moet intrappen om iemand anders te helpen gas te geven.
Erkennend dat de “afleidingen” waren de baan stelde me in staat om mezelf te bevrijden van de stress en schaamte die ik had gevoeld omdat ik niet veel tijd had om mijn werk te doen. Ik ben overgestapt van denken innerlijk (over mezelf en wat ik persoonlijk wilde bereiken) aan het denken uiterlijk (over mijn team en wat ze van mij nodig hadden).
Jouw baan is de onderbrekingen. Jij bent het smeermiddel voor alle tandwielen die draaien in de machines van het team. Het is jouw taak om je team te helpen sneller te werken, beter te communiceren, zich meer betrokken te voelen en meer te bereiken. Jouw taak is: hen.
Paradigmaverschuiving
De overgang van individuele bijdrager naar manager is in veel opzichten een ENORME overgang – niet in de laatste plaats dat de type van het werk dat je voltooit, verandert drastisch.
Bedrijfstrainer Monica Livingston verwoordt het goed: “Vroeger had je de leiding over het werk. Nu heb je de leiding over de mensen die het werk doen.”
Het is een grote paradigmaverschuiving:
- In plaats van een heleboel taken te beheren, beheert u nu mensen … die deze taken beheren.
- In plaats van dat uw succes wordt afgemeten aan het aantal gevallen jij voltooid op een bepaalde dag, wordt u afgemeten aan het aantal gevallen jouw team voltooit die dag.
- In plaats van dat uw commissiecontrole gebaseerd is op de nieuwe inkomsten jij elk kwartaal binnenbrengt, zal het gebaseerd zijn op de nieuwe inkomsten die jouw team binnen brengt.
“Om een succesvolle manager en leider te worden, moet je kunnen overstappen van gericht zijn op individuele prestatie naar collectieve prestatie. De een schaalt, de ander niet.” -Elena Botelho en Kim Powell
Productieve tijd vinden
Dat gezegd hebbende, er zullen nog steeds taken zijn die u persoonlijk moet voltooien. En er is geen suikercoating het feit dat het inderdaad moeilijk is om tijd te vinden voor die taken.
Waar je dag vroeger acht uur bijna non-stop tactisch werk was, moet je nu een paar minuten hier en een paar minuten daar weg eekhoorns om de taken op je persoonlijke bord te volbrengen.
“Als leider wordt van je verwacht dat je met een overweldigende werkdruk om kunt gaan en niet overweldigd wordt. Dat is het werk.” -Patty Azzarello
Ik heb gemerkt dat mijn meest productieve momenten meestal het begin en het einde van de dag zijn. Soms kom ik wat eerder opdagen om een paar dingen uit te schakelen voordat de rest van het team arriveert, of blijf ik wat later. De momenten voor 9.00 uur en na 17.00 uur zijn magische periodes van productiviteit.
Maar het geheim is niet alleen om er meer tijd in te steken. Het is om strategischer te worden met de manier waarop u uw huidige tijd doorbrengt, zoals hieronder beschreven.
Praktische tips
(1) Blokkeer tijd in uw agenda om belangrijke projecten te voltooien.
In plaats van uw vergaderschema uw leven te laten domineren, plan tijd met uzelf. Het is het beste om de projecttijd in blokken van minimaal een uur (indien mogelijk) in te plannen, zodat je voldoende tijd hebt om mentaal op te klimmen en diep in het werk te duiken. Sluit tijdens deze tijdsblokken programma’s zoals e-mail en Slack. Je doel is om gedurende deze tijd alle afleiding te elimineren en shit uit te schakelen. Soms Ik verstop me zelfs in telefooncellen of vergaderruimtes om me te concentreren op mijn belangrijke projecten. Mogelijk moet u hetzelfde doen. Zoek gewoon de juiste balans, want je wilt er ook zeker van zijn dat je in de buurt bent om het team waar mogelijk te helpen.
(2) Handel meedogenloos in uw benadering van vergaderingen.
Nu je manager bent, word je uitgenodigd voor een belachelijk aantal vergaderingen. Dat hoort bij het optreden en – in tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht – is dat niet erg. Vergaderingen (tenminste goed geleide vergaderingen) kunnen zeer productieve tijdsbestedingen zijn. Ze geven je een unieke kans om te brainstormen over ideeën, concepten te bespreken, verwachtingen op elkaar af te stemmen en relatief snel beslissingen te nemen. Maar als je niet oppast, zit je in 40 uur aan vergaderingen per week, zonder tijd om andere dingen te doen.
Om dit te voorkomen, moet u zich op uw gemak voelen bij het weigeren van vergaderingen waar uw aanwezigheid niet nodig is. Het is ook slim om de lengte van vergaderingen te betwisten wanneer iemand een tijdsblok plant dat ongepast lang lijkt. Er zijn maar weinig vergaderingen die langer dan een uur duren, en zelfs dat is een lange tijd. Als iemand je uitnodigt voor een vergadering (vooral een die geen agenda heeft) die langer lijkt te duren dan nodig is, vraag hem dan om te overwegen de vergadertijd in te korten. Je zult dankbaar zijn dat je dat hebt gedaan, en een kleine tijdsbesparing zoals deze loopt snel op en geeft je meer tijd om je eigen projecten te voltooien.
(3) Zoek een mentor.
Zoek iemand die je kan leren hoe je productiever kunt worden. Wanneer u op zoek bent naar een mentor, beperk u dan niet tot alleen mensen binnen uw bedrijf. Er zijn duizenden capabele leiders die het een eer zouden vinden elkaar te ontmoeten tijdens de lunch of koffie om hun inzichten te delen.
(4) Weet wanneer je ‘nee’ moet zeggen tegen aanvullende projecten.
Iedereen heeft een beperkte bandbreedte, ook jij. Evalueer elk nieuw project tegen uw visie, doelen, werkdruk en andere prioriteiten. Heroverweeg of u de juiste persoon bent om het project uit te voeren of dat het überhaupt moet worden gedaan.
(5) Werk delegeren om uw team te ontwikkelen.
Zelfs als u denkt dat u de beste persoon bent om een taak uit te voeren, vertrouw dan voldoende op uw team om werk aan hen te delegeren. Delegeren is niet alleen een tactiek om uw persoonlijke werklast te minimaliseren; het is een van de meest effectieve manieren om je mensen te ontwikkelen en ze uitdagende opdrachten te geven om te groeien en te verbeteren.
Denk eraan, je nieuwe baan is jouw mensen.
Zo ziet leiderschap eruit.
En als je die realiteit eenmaal omarmt, is het eigenlijk een van de beste delen van het optreden. Jouw werk helpt mensen te groeien, nieuwe dingen te leren en productiever te worden. Best wel cool, hè?
