Heb je er wel eens over nagedacht om een selfservice portal te laten implementeren? Een zelfbedieningsportaal is een online omgeving die de gebruikers de benodigde handvatten geeft om zelf een probleem te kunnen afhandelen of een aanvraag te doen voor iets. Je kunt dit laten maken voor klanten en medewerkers. Het gaat om informatie die vrij beschikbaar wordt gesteld en waarbij het niet perse noodzakelijk is dat klanten of medewerkers een eigen inlog krijgen. Voorbeelden zijn de digitale loketten van de gemeenten waarmee burgers bijvoorbeeld een parkeervergunning kunnen aanvragen of een uittreksel uit het geboorteregister. Een portal heeft veel voordelen en die delen we graag in dit artikel met je.
Gebruiksgemak
Met een selfservice portal creëer je meer gebruiksgemak. Je maakt het klanten of medewerkers heel makkelijk om gegevens op te vragen of zaken te regelen op een moment dat het hun uitkomt en zonder dat er de hulp van iemand anders voor nodig is. Het is meer dan een extra service, je geeft mensen meer controle over de gang van zaken en dat draagt bij aan de zelfstandigheid van de medewerkers of klanten. Mensen vinden het fijn als ze zaken zelf makkelijk kunnen regelen. Niemand zit er op te wachten om voor een simpele handeling naar het gemeentehuis te moeten. Het is veel fijner om vanaf je luie stoel een aanvraag te regelen. Dat gaat sneller en je hoeft er de deur niet voor uit.
Foutreductie door selfservice portal
Doordat je het verzamelen en verwerken van gegevens automatiseert met een selfservice portal kan dat een aanzienlijke foutreductie opleveren. Stel dat je een database aan kennis beschikbaar stelt waarin vragen op antwoorden worden gegeven dan is er geen kans meer dat iemand een fout antwoord geeft. De informatie is digitaal beschikbaar en klopt altijd. Als iemand de vraag aan een persoon stelt, kan het zijn dat deze een verkeerd antwoord geeft. Bij het digitaal invullen van formulieren gaat er ook minder mis omdat er geen medewerker verkeerde gegevens kan noteren. Ook dat gebeurt allemaal automatisch.
Geen wachtrijen meer
Een selfservice portal is ideaal om wachtrijen op te lossen. Die zijn er simpelweg niet meer omdat iedereen online zijn aanvraag kan regelen en niet meer hoeft te wachten op de eerstvolgende medewerker die beschikbaar is. Dat scheelt niet alleen een hoop mensen binnen een organisatie. Het scheelt ook een hoop frustratie als je aan het wachten bent tot die medewerker je eindelijk kan helpen. Dat maakt meteen dat de klanttevredenheid aanzienlijk toeneemt.
Kostenbesparing met selfservice portal
Met een selfservice portal zul je merken dat je uiteindelijk een aanzienlijke kostenbesparing doet. Hoe hoog die is verschilt per organisatie. We kunnen je wel vertellen op welk vlak je kosten bespaart. Enerzijds dalen de operationele kosten doordat papierstromen gedigitaliseerd worden. Anderzijds kun je het aantal medewerkers verminderen omdat er minder vragen zijn waar medewerkers bij moeten ondersteunen. Daarnaast maak je als organisatie een enorme slag op het gebied van efficiency. Dus reken maar uit wat zou betekenen in jouw organisatie.
